弊社ウィルウェイの経営計画書には、事業年度スケジュールに

１年間の会社のスケジュールが事細かに書かれています。

各種会議はもちろん、ベクトル勉強会、経営計画発表会、

環境整備点検、個人面談、社員旅行、健康診断。

さらに、社員の誕生日、結婚記念日などもです。

 

このスケジュールを見た社長のほとんどが、

「よくこれだけ細かい計画が１年分も立てられるよね」と感心します。

 

もっとも、会社で行われていることの9割が

毎年繰り返されているという事実を知れば、

この事業年度スケジュールは私がすごいわけでもなんでもなく、

誰にでも作ることができることがわかります。

 

現に、100年塾に参加された社長は、

自社の事業年度スケジュールを私たちの指導によりすぐにつくり、

自社のオリジナルの経営計画書を完成させています。

最初はまるで機能しなかった

私がはじめて事業年度スケジュールをつくった時は、

この計画はまるで機能しませんでした。

予定通りに実施されたのはたったの10%程度でした。

このような結果になった原因は、全て私にありました。

 

当時の私は、事業年度スケジュールを

自分のGoogleカレンダーに反映させていませんでした。

そのため、他社のベンチマーキングやセミナー、

そして時には出張やゴルフの日程を、

事業年度スケジュールとは関係なく勝手に入れていたのです。

結果として、手帳に書かれているスケジュールとダブルブッキングし、

社内の予定を延期や中止にすることが何度も起こりました。

イレギュラーが積み重なるほど、業務効率は下がっていく

社長自らがこのような状態ですから、

社内の予定も次第に軽んじられるようになりました。

一つひとつは些細なダブルブッキングでも、

それが積み重なることで、決まっていたはずの会議や勉強会、

点検といった9割の繰り返し業務が、次々と後回しにされていったのです。

 

本来であれば、繰り返される業務や行事は、

毎年同じ時期に同じように行われるからこそ、

社員も準備がしやすく、社内全体の動きもスムーズになります。

 

ところが、社長自身がスケジュールに

イレギュラーな予定を差し込んでしまうと、

その都度、社内の計画を組み直す必要が生まれます。

この組み直しの手間こそが、

じわじわと会社全体の業務効率を下げていく原因になるのです。

9割の繰り返し業務をスムーズに回すことが、効率アップの鍵

会社の業務の9割は、実は毎年決まって行われるものです。

だからこそ、この9割をいかに乱さずに回せるかが、

会社全体の生産性を大きく左右します。

 

事業年度スケジュールは、

単に「１年間の予定を細かく書き出したもの」ではありません。

繰り返される業務や行事を、あらかじめ決まった時期に、

決まった通りに実施できる状態をつくるための仕組みです。

社長自身がこのスケジュールを軸に動き、

自分のカレンダーにもしっかりと反映させることで、

社内の予定は初めてスムーズに回り始めます。

 

年間スケジュールを守ること。それこそが、地味に見えて、

実は会社の業務効率を格段に引き上げる、もっとも確実な方法なのです。